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東芝ソリューション、紙文書や電子情報の複製から消去までを追跡し、管理する技術
「inforester®」を東芝テックの消せるトナーを用いたデジタル複合機に対応
~業務文書の最新版配付と古い版の回収管理に応用~

2011年11月8日
  • 東芝ソリューション株式会社

 東芝ソリューション株式会社(本社:東京都港区、取締役社長:河井信三、以下、東芝ソリューション)は、紙文書や、電子情報の複製から消去までを追跡し、管理する技術「inforester®(インフォレスター)」(特許出願中)を、瞬時に消せるトナーを用いた、東芝テック株式会社(本社:東京都品川区、取締役社長:鈴木護、以下東芝テック)が現在開発中のデジタル複合機(ECO-MFP)および消去機に対応させました。

 マニュアルや手順書、設計書といった業務文書は、適宜改訂がなされ、関係者全員が常に最新版を参照して、正しく業務を行う必要があります。このように業務文書を紙に印刷して利用している組織では、改訂と同時に現場の文書が更新されずに、関係者が古い版の文書にしたがって業務を行ってしまった結果、重大な業務ミスや、遵法違反を発生させるおそれがあります。

 「inforester®は、紙・電子情報・記録メディアに複製され、散在していく文書を追跡し、文書の登録から複製、消去・廃棄、リユースなどの情報ライフサイクルを管理する技術です。同じ文書であっても、配付先ごとに異なる管理IDを複製文書に付与し、回収状況や利用期限をサーバーで管理します。
 東芝テックが開発中のデジタル複合機(ECO-MFP)および消去機に対応することにより、印刷文書を消去機で管理IDを読み取り、サーバーへ通知させると同時に、消せるトナーで印刷されたすべての情報を、確実に消去したことを管理することが可能となりました。このように紙文書の情報消去まで確実に実行することで、古い業務文書が実際には廃棄されずに現場に残り、業務ミスを発生させるリスクを未然に防止することができます。

 東芝ソリューションは、最新版の標準作業手順書を所定の関係者・場所にもれなく配付し、最新の正しい手順書と手順にしたがって、製品を製造することを厳格に管理する必要がある、製薬業界に向けて、「inforester®の製品化を進めていきます。その他、厳格な文書配付・回収管理を必要とする、金融・製造業界や官公省庁などに向けても同様に、本ソリューションの製品化を進めてまいります。

●inforester®の特長

(1)
媒体横断の文書追跡
  • 文書の原本から複製したすべての電子情報、紙、記録メディアには異なるIDを発行して個体識別し、文書のライフサイクル、配付先となる人や設置場所を一元管理します。電子情報には、専用のセキュリティ保護書式(統御ファイル)の中に管理IDと複製データを格納します。また、紙や記録メディアといった有形の文書には、二次元コード、RFIDなどを利用して、各媒体に管理IDを貼付します。これにより、重要文書の原本とそのすべての複製を媒体によらず、配付先を追跡することが可能になります。
(2)
要配付文書・要回収文書の配付先を即座に追跡
  • 改訂されていく文書で、最新版・旧版とその配付先とをリスト表示し、まだ最新版が行き届いてない人や、設置場所を追跡します。また、利用期限が過ぎたり、文書の改訂が行われたりした際に、利用期限切れの文書や古い版の文書を利用している人や設置場所を追跡し、速やかに回収するよう、責任者に通知します。
(3)
文書を配付した人別・場所別の保有文書を追跡
  • さまざまな文書が配付されている人別・設置場所別で、どんな文書を、どういう媒体(電子情報、紙、記録メディア)で保有しているかを表示します。人事異動・退職に伴い、回収すべき文書を所持している人がないか、古い版の文書が設置されている場所がないかをチェックすることが可能となります。自分が不適切な文書を所持していないか、というセルフチェックすることもできます。
(4)
文書の種類に応じた複製や不要文書の処理を追跡
  • 登録した文書の種類に応じて取扱規則を定め、配付先や複製できる媒体を限定したり、利用期限や回収文書の処理方法を適切に設定したりすることが可能です。たとえば、極秘文書は電子コピーを禁じて、紙文書にRFIDを付与して、使用許可エリア内での利用に限定したり、頻繁に改訂される手順書はデジタル複合機(ECO-MFP)で印刷し、最新版の発行と共に消去機で紙文書の情報を消去して、用紙の再利用(リユース)を図ったりする運用が可能になります。

 

●inforester®の処理の流れ

inforester(R)の処理の流れ
「inforester」は、東芝ソリューション株式会社の登録商標です。

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